La maîtrise du cabinet avec Lawyer'it
Les fonctions avancées de Lawyer'it permettent de contôler efficacement l'activité de votre cabinet d'avocats.
Que vous soyez indépendant ou un cabinet regroupant plusieurs collaborateurs et assistants, Lawyer'it s'adapte à tous vos besoins par son approche modulaire totalement intégrée.
Lawyer'it vous permet de référencer dans une base de contacts partagée l'ensemble de vos interlocuteurs (experts nommés, huissiers, confrères, etc.) attachés ou non à un client ou à un dossier.
Vous pouvez synchroniser les coordonnées de vos contacts à celles d'un client afin de garantir une mise à jour dynamique des informations lors d'un changement d'adresse ou d'un déménagement.
Les informations d'un dossier s'organisent autour de 7 onglets :
- Une fiche d'information générale (client attaché, contact principal, tribunal, informations diverses)
- Une fiche de facturation détaillée (adresse de facturation, taux de facturation, règles comptables héritées du client)
- Une feuille de temps partagée permettant à tous de saisir les diligences, les travaux de secrétariats, les frais ou les débours du dossier
- Un gestionnaire de document complet permettant de ranger des documents de toute nature
- Une liste d'interlocuteurs attachés au dossier avec leur qualité et leurs références
- Des informations libres
- Un planning de tâches partagées
Vous pouvez ranger dans chaque dossier des documents de toute nature par simple glisser / déposer : courriers, pièces reçues numérisées, actes de procédures, tableaux, présentations, mails, fichiers PDF, dictées vocales, images, etc. Lawyer'it se charge de leur classement dans des emplacements de stockage clairement définis.
Les documents peuvent être générés à partir de modèles personnalisés avec ou sans champs de fusion pour constituer votre propre bible de modèles. Ils peuvent être également copiés à partir d'un document existant issu d'un autre dossier.
Votre carnet d'adresses et votre agenda sous Microsoft Outlook peuvent être mis à jour avec les contacts et le planning général de Lawyer'it.
Vous pouvez ainsi enrichir via la synchronisation Outlook vos outils de mobilité (BlackBerry, iPhone, Palm Pilot, Pocket PC, HTC, etc.).
La communication des documents est facilitée grâce à un parapheur virtuel : en un simple clic, vous pouvez échanger pour relecture ou validation des documents entre collaborateurs et assistants.
Vous pouvez échanger des messages entre collaborateurs directement depuis l'interface de Lawyer'it. Les fonctions standards de messagerie y sont implémentées : répondre à l'émetteur du message, transférer un document vers un ou plusieurs destinataires.
Chaque collaborateur dispose d'un moyen simple et rapide pour saisir les diligences, les frais ou les débours et les affecter à un dossier sur lequel il travaille.
Cette saisie des temps s'appuie sur une grille de cotation personnalisable permettant de définir des catégories de diligences, des tarifs et des taux de facturation adaptés à chaque collaborateur.
Les éléments saisis peuvent être repris dans chaque facture ou en document annexé dans l'optique d'une présentation détaillée des demandes d'honoraires.
Que vous gériez au forfait ou au temps passé vos dossiers, vous disposez d'une tracabilité précise des événements (déjà facturés ou en attente de facturation) par dossier ou par avocat.
Des fonctionnalités avancées vous permettent de préparer et d'effectuer la facturation des dossiers.
Le déclenchement des factures peut se faire au jour le jour, périodiquement en lots, par seuil.
Vous disposez de deux modes principaux de facturation : facturation au temps passé ou facturation au forfait. Les demandes de provisions sur honoraires sont suivies.
Les modèles de factures sont entièrement paramétrables depuis votre logiciel de traitement de texte. Vous pouvez ainsi élaborer des modèles de facture correspondant à vos besoins ou aux souhaits de vos clients : facture globale avec annexe détaillée ou non, facture détaillée, facture en anglais ou en français, etc.
Vous disposez d'un historique détaillé rapprochant, par client et/ou par sous catégorie de payeur, l'ensemble des factures émises aux règlements reçus. Lawyer'it gère les écarts de règlement et génère les écritures en "pertes et profits" associées. Les lettres de relance sont personnalisables. Des extraits de compte (lettrés ou non) sont disponibles.
Pour les cabinets structurés en société, l'ensemble des opérations peut être exporté vers des logiciels de comptabilité tels que ceux édités par SAGE, EBP, CIEL, etc. Les comptes comptables "clients" et "payeurs", les journaux, les comptes de TVA et les modalités de centralisation des écritures sont paramétrables.
Pour des cabinets structurés en association ou les cabinets indépendants, une exportation vers le logiciel de l'ANAAFA ou autres selon le modèle " Encaissement/Décaissement " est également disponible.
Vous disposez de tableaux de bord en temps réel tels que : CA mensuel global, volume horaire et monétaire par collaborateur, volume d'encaissement, encours mensuel.
Des objectifs (seuil mini, maxi, moyen) peuvent être affectés à chaque collaborateur en fonction de leur taux de facturation.
Vous pouvez également réaliser une analyse et un suivi par segment de marché selon une typologie personnalisable.
Des analyses statistiques approfondies sont proposées en standard dans un module de reporting (requêtes d'interrogation de la base de données à partir d'un module d'administration) pour vous aider dans vos opérations de contrôle de gestion. Ces éditions peuvent être exportées vers Microsoft Excel pour retraitement.
Lawyer'it dispose d'un module de gestion de trésorerie "multi-banques" pour vous permettre de gérer entièrement votre comptabilité BNC en individuel ou en association : il automatise le transfert des opérations de règlement dans vos livres de comptes. Il vous permet d'éditer les remises en banque sur vos comptes et d'effectuer un pointage. Il automatise le calcul de la TVA mensuelle due à l'encaissement en date de remise ou en date de valeur.
Vous pouvez ainsi suivre en toute simplicité votre trésorerie au quotidien et alléger de façon importante vos travaux administratifs courants.
